Fokus för all verksamhet bör vara att försöka genomföra den så effektivt som möjligt

Alla former av verksamhet bör ha som ett självklart mål att arbeta så effektivt som möjligt. Effektivitet, som ofta blandas ihop med produktivitet, är förhållandet mellan kundvärdet och produktionskostnaden. Alla verksamheter, vare sig det är ett företag, en myndighet eller en välgörenhetsorganisation har alltid en begränsad budget. Att leverera en så bra produkt eller tjänst som möjligt utifrån de resurser man har är vad effektivitet handlar om.

För en välmående organisation är ständig utveckling och effektivisering en naturlig del i den dagliga verksamheten. Många verksamheter ser effektivisering som något nödvändigt ont som måste genomföras ibland, eller helst inte alls. Ofta är man nöjd så länge företaget tjänar hyfsat med pengar och kunderna inte klagar. Men så länge det finns potential att producera en lika bra produkt eller tjänst till ett lägre pris kommer en konkurrent förr eller senare att ta en del av er marknad.

Nulägesanalys

Nyckeln till ett lyckat effektiviseringsarbete börjar oftast med en nulägesanalys som ger en bild av var ni står idag, svarar på vilken potential som finns och pekar på prioriterade områden för utveckling. Efter genomförd analys kan ni själva välja att genomföra delar av föreslagna förändringar eller så hjälper vi till som projektledare.

Resultatet av en nulägesanalys är en i organisationen förankrad bild av nuläget tillsammans med ett beslutsunderlag för ledningen i form av rekommenderade åtgärder i form av ett antal föreslagna projekt.

Hur går vi till väga?
När arbetet påbörjas börjar vi med ett informationsmöte för personalen, det gör att det inte blir några rykten om vad som pågår och alla får möjlighet att ställa frågor. Sedan genomför vi intervjuer med ett antal nyckelpersoner inom verksamheten parallellt med att vi samlar in nödvändiga data och annan information. Intervjuerna genomförs en och en och är konfidentiella, detta för att vi ska få en så ärlig, sann och nyanserad bild som möjligt av nuläge, problem och möjligheter.

Efter att ha analyserat resultatet av intervjuerna har vi en avstämning med ledningen för att säkerställa att vi har en gemensam bild av nuläge och problembild och vilka områden som bör prioriteras. Efter det tar vi fram ett förslag på målbilder och vilken potential som finns till förbättring. Vi redovisar sedan en åtgärdsplan i form av ett antal föreslagna projekt. Ni väljer sedan vilka projekt ni vill genomföra själva och vilka ni vill anlita oss eller andra att genomföra.

Varför anlita oss?
Våra kunder brukar säga att fördelarna med att samarbeta med oss är bland annat att vi har:
• En gedigen branscherfarenhet som gör att startsträckan för att genomföra en analys är betydligt kortare och att målbilderna blir mer realistiska.
• Genomfört ett mycket stort antal liknande förändringsprojekt hos liknande företag och hos era konkurrenter, något som gör att ni inte behöver göra samma misstag som de.

Vad är tidsåtgången?
Tidsåtgången för en nulägesanalys styrs till stor del av organisationens storlek och antalet intervjuer. En nulägesanalys inom en normalstor avdelning eller organisation tar ca 3-4 veckor att genomföra. Om den genomförs av en konsult är arbetsinsatsen ofta runt 10 arbetsdagar varav kanske ca 6 dagar på plats enligt följande:

• Infomöte och informationsinsamling – ca 1-2 dagar
• Intervjuer – ca 3-4 dagar för exempelvis 9-12 intervjuer
• Analys av intervjuer, samt avstämning – ca 2-3 dagar
• Målbild, potential, redovisning – ca 2 dagar

<span>%d</span> bloggare gillar detta: